Sztuczna inteligencja w urzędzie
Sztuczna inteligencja coraz częściej pomaga urzędom w obsłudze mieszkańców – odpowiada na pytania, wyszukuje informacje w dokumentach i odciąża pracowników w powtarzalnych sprawach. Jednocześnie od 2026 roku obowiązują nowe przepisy: unijny akt w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act) oraz polska ustawa o systemach sztucznej inteligencji. Pomagamy urzędom wdrożyć AI w sposób bezpieczny, zgodny z prawem i zrozumiały dla mieszkańców.
Najważniejsze terminy
Unijny akt w sprawie sztucznej inteligencji obowiązuje w Polsce bezpośrednio, a polska ustawa z lipca 2026 r. wskazuje, kto nadzoruje jego stosowanie.
| Od kiedy | Co się zmienia |
|---|---|
| 2 lutego 2025 r. | Zakazane są niektóre praktyki AI, a urząd powinien zadbać, by pracownicy korzystający z AI wiedzieli, jak robić to bezpiecznie. |
| 2 sierpnia 2026 r. | Mieszkaniec, który rozmawia z czatbotem, musi wiedzieć, że rozmawia z AI. |
| 11 sierpnia 2026 r. | Wchodzi w życie polska ustawa o systemach sztucznej inteligencji, a rynek AI nadzoruje Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji. |
| 28 października 2026 r. | Komisja przyjmuje skargi, wydaje opinie w indywidualnych sprawach i może nakładać kary. |
| 2 grudnia 2027 r. | Zaczynają obowiązywać wymagania dla systemów wysokiego ryzyka, na przykład takich, które oceniają prawo mieszkańca do świadczeń. |
Obowiązki urzędu
Większość urzędów zaczyna od asystenta, który odpowiada na pytania mieszkańców. Taki system zwykle nie jest systemem wysokiego ryzyka, więc obowiązków jest niewiele.
Informowanie mieszkańców
Mieszkaniec musi wiedzieć, że rozmawia z AI. Wystarczy jasna informacja w oknie asystenta.
Decyzje pozostają w rękach ludzi
Asystent udziela informacji, ale nie załatwia spraw i nie wydaje decyzji. Redakcja wybiera treści, z których korzysta, i przegląda pytania mieszkańców.
Ocena przetwarzania danych
Mieszkańcy mogą wpisać w pytaniu dane osobowe, dlatego urząd sprawdza, czy potrzebna jest ocena skutków dla ochrony danych zgodnie z RODO. Przygotowujemy do niej opis techniczny systemu.
Szkolenie pracowników
Osoby, które pracują z asystentem, powinny rozumieć, jak działa i kiedy może się pomylić. Szkolenie jest częścią każdego wdrożenia.
Systemy wysokiego ryzyka
Inaczej jest, gdy AI ocenia na przykład prawo mieszkańca do świadczeń. Od grudnia 2027 r. urząd będzie wtedy musiał między innymi ocenić wpływ systemu na prawa obywateli i zarejestrować go w unijnej bazie. Pomagamy ustalić, do której kategorii należy planowane zastosowanie.
Jak wdrażamy asystenta AI
- 01. Wybór treści. Ustalamy z redakcją, na jakie pytania asystent ma odpowiadać i z których działów BIP i strony urzędu ma korzystać.
- 02. Model i dane. Wybieramy model działający na serwerze urzędu albo w chmurze i opisujemy, gdzie trafiają dane.
- 03. Próba z urzędnikami. Redakcja zadaje asystentowi typowe pytania mieszkańców i sprawdza odpowiedzi, zanim go udostępnimy.
- 04. Uruchomienie. Asystent pojawia się w BIP i na stronie urzędu z informacją, że jest to AI, a redaktorzy przechodzą szkolenie.
- 05. Utrzymanie. Pytania i oceny mieszkańców pokazują, czego brakuje w treściach, a aktualizacje wykonujemy w ramach umowy serwisowej.
Wirtualny Urzędnik
Strategia Cyfryzacji Państwa zakłada, że w 2035 roku z AI będzie korzystać 80% urzędów, a mieszkańcom w sprawach urzędowych będzie pomagał czatbot. W 2024 roku AI używało około 7% urzędów.
Nasz asystent działa w NetCore BIP i na innych stronach urzędu. Odpowiada na podstawie treści wskazanych przez redakcję i podaje źródła, dzięki czemu mieszkaniec może sprawdzić odpowiedź. Gdy czegoś nie znajdzie, mówi o tym i kieruje do wyszukiwarki. Okno asystenta można obsłużyć z klawiatury i czytnikiem ekranu.
Model językowy może się pomylić, dlatego redakcja widzi pytania i oceny mieszkańców i może uzupełnić treści. System nie zapisuje adresów IP, a pytania usuwa po ustalonym czasie.
Pytania o AI w urzędzie
Czy czatbot w BIP to system wysokiego ryzyka?
Zwykle nie. Asystent, który odpowiada na pytania na podstawie opublikowanych treści i nie rozstrzyga spraw mieszkańców, nie należy do tej kategorii. Mieszkańcy muszą jednak wiedzieć, że rozmawiają z AI – asystent informuje o tym sam. Ostateczna ocena zależy od tego, do czego asystent służy, dlatego sprawdzamy to przy każdym wdrożeniu.
Czy dane mieszkańców trafiają do dostawcy modelu?
To zależy od wybranego modelu. Model na serwerze urzędu przetwarza pytania w urzędzie. Przy modelu w chmurze do dostawcy trafia treść pytania i fragmenty publicznych dokumentów, a dostawcę i miejsce przetwarzania wskazujemy przed wdrożeniem.
Kto odpowiada za odpowiedź AI?
Urząd, który korzysta z asystenta, odpowiada za to, jak go używa i jakie treści mu udostępnia. Odpowiedź asystenta ma charakter informacyjny i nie zastępuje decyzji ani pisma urzędu, dlatego przy odpowiedziach podawane są źródła, które mieszkaniec może sprawdzić.
Czy pracownicy muszą przejść szkolenie?
Przepisy oczekują, że osoby pracujące z AI będą wiedziały, jak z niej korzystać, a strategia cyfryzacji przewiduje szkolenia dla urzędników. Przy wdrożeniu szkolimy redaktorów i administratorów asystenta.
Gdzie urząd może zapytać o wątpliwą sprawę?
Od 28 października 2026 r. urząd może poprosić Komisję Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji o opinię w swojej sprawie, także przed wdrożeniem (art. 8–13 ustawy o systemach sztucznej inteligencji). Wniosek jest płatny, a my pomagamy przygotować opis systemu.
Źródła
Porozmawiajmy o asystencie AI dla urzędu
Pokażemy Wirtualnego Urzędnika w działaniu i omówimy wybór modelu, przepływ danych i dokumentację wdrożenia.
- Zadzwoń +48 730 955 565
- Napisz biuro@netcorelabs.pl